Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt das Suchen, Erfassen, Anzeigen, Ändern (und Entfernen) von Zu-Tun-Einträgen (ToDos).

Langbeschreibung

Mit dieser Funktion werden zu erledigende Aufgaben verwaltet, mit deren Erledigung sichergestellt werden soll, dass Aktionen, die für die Vollständigkeit und Konsistenz der Datenbasis ausgeführt werden müssen, nicht vergessen werden.
Zu-Tun-Einträge werden, ausgelöst durch Aktionen eines Benutzers, ereignisgesteuert oder zeitgesteuert, automatisch vom System generiert (z.B. Veranstaltungsvorbereitung durchführen, Hotelvereinbarung abschließen). Zu-Tun-Einträge können aber auch vom aktuellen Benutzer verfasst und einer Benutzergruppe zur Erledigung zugewiesen werden.
Zum Bearbeiten eines Zu-Tun-Eintrags ist zunächst der betroffene Datensatz zu suchen. Das Ändern des Eintrags ist in Einzelverarbeitung möglich. Zu-Tun-Einträge können nicht gelöscht, aber als erledigt gekennzeichnet werden.
Das System überprüft periodisch, ob Zu-Tun-Einträge, für die eine Erinnerungsmail verschickt werden soll, noch unerledigt sind und eine (neue) Erinnerung fällig ist. Wenn ja, so werden die Erinnerungsnachrichten an die betreffenden Empfänger verschickt.

Suchbereich

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Arbeitsbereich	Auswahl	Liste	Auswahl eines Arbeitsbereiches
Benutzergruppe	Auswahl	Liste	Auswahl einer Benutzergruppe
Benutzer	Auswahl	Liste	Auswahl des Benutzers
Priorität	Auswahl	Liste	Auswahl einer Priorität
Zeitraum von	Eingabe	tt.mm.jjjj	Beginndatum für Erledigungszeitraum
bis	Eingabe	tt.mm.jjjj	Endedatum für Erledigungszeitraum
nur erledigte ToDos	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob nur erledigte ToDos angezeigt werden sollen (Vorgabe: nicht erledigte)

Trefferliste

In der Trefferliste werden alle Zu-Tun-Einträge (ToDos), die die aktuellen Suchbedingungen erfüllen, gezeigt. Zum Bearbeiten eines Eintrags muss dieser selektiert und die gewünschte Bearbeitungsfunktion angestoßen werden.

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Priorität	Anzeige		Priorität des ToDos
Beschreibung	Anzeige		Beschreibung des ToDos
Arbeitsbereich	Anzeige		Arbeitsbereich, dem das ToDo zugeordnet ist
Veranst.-Nr.	Anzeige		Veranstaltungsnummer, auf die sich das ToDo bezieht
Veranst.-Beginn	Anzeige		Beginndatum der Veranstaltung
zu erledigen von	Anzeige		Benutzergruppe / Benutzer, die / der für die Erledigung zuständig ist
zu erledigen bis	Anzeige		Datum, bis wann das ToDo zu erledigen ist
erledigt	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob ToDo erledigt ist
letzte Änderung am	Anzeige		Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat

Schaltflächen

Beschriftung	Beschreibung	Hinweis
Leeren	leert alle Felder im Suchbereich oder setzt sie auf den Standardwert zurück	immer aktiviert
Suchen	aktualisiert die Trefferliste auf der Basis der aktuellen Suchkriterien; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen	immer aktiviert bzw. nur aktiviert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Neu	öffnet die Maske zum Erfassen eines neuen Eintrags	immer aktiviert
Anzeigen	öffnet die Maske zum Anzeigen der Detailinformationen des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Ändern	öffnet die Maske zum Bearbeiten des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Entfernen		immer deaktiviert, da ToDos nur erledigt werden können
Einladung	öffnet die Maske zum Beauftragen der Veranstaltungsvorbereitung mit den einladungsspezifischen Daten	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist, der einer Veranstaltung zugeordnet ist
Raum/Unterk./ Material	öffnet die Maske für die Bestellung von Seminarraum, Unterkunft und Material	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist, der einer Veranstaltung zugeordnet ist

Hinweise

Mit Hilfe der Schaltflächen Einladung und Raum/Unterk./Material kann direkt in die Masken verzweigt werden, die sonst unter Veranstaltungen beauftragen zu finden sind.

Referenzen

ToDo bearbeiten
Veranstaltungen beauftragen