Veranstaltungen durchführen
Kurzbeschreibung
Diese Funktion unterstützt das Suchen von Veranstaltungen und alle Aktivitäten, die bei deren Durchführung anfallen.
Langbeschreibung
Die
Aktivitäten zur Durchführung von Veranstaltungen liegen kurz vor dem
Veranstaltungsbeginn. Voraussetzung ist, dass der Status der
selektierten Veranstaltung auf "findet statt" gesetzt wurde.
Im
Detailbereich können für die Veranstaltung Auswertungsbogen,
Anwesenheitsliste, Teilnahmebestätigungen (Zertifikate), Honorarverträge
und Dozentenbestätigungen gedruckt werden. Zum Erzeugen dieser
Dokumente, ist es erforderlich, dass die Veranstaltung den Status
„findet statt“ oder „abgeschlossen“ besitzt. Damit der
Veranstaltungsstatus automatisch von "freigegeben" auf "findet statt"
wechselt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die
Mindestteilnehmerzahl ist erreicht, die Veranstaltung hat einen Termin,
es wurde ein Lehrgangsobjekt erfasst und unter "Veranstaltungen
beauftragen" (TIS Classic) wurde sowohl Raum/Unterkunft/Material als
auch Einladung erledigt.
Alle Anlagen zur Veranstaltung werden im Detailbereich angezeigt. Anlagen können heruntergeladen oder gelöscht werden.
Suchbereich
| Feld | Typ | Format | Beschreibung |
| Veranst.-Nr. | Eingabe | Es gann kann nach Veranstaltungs-Nummern gesucht werden, die z.B. mit '05' beginnen | |
| Status | Auswahl | Liste | Status der Veranstaltung |
| Abr.-Status | Auswahl | Liste | Abrechnungsstatus der Veranstaltung |
| Veranstaltungsart | Auswahl | Liste | Veranstaltungsart |
| Postausgang | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob der Postausgang erfolgt ist (Vorgabe: alle) |
| budgetierte Veranstaltungen | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob Veranstaltungen budgetierter Einrichtungen mit angezeigt werden sollen (Vorgabe: nein) |
| Thema | Eingabe | Suchbegriff für das Thema der Veranstaltung | |
| Beginn von | Eingabe | tt.mm.jjjj | Beginndatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll |
| bis | Eingabe | tt.mm.jjjj | Endedatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll |
| Anbieter | Auswahl | Liste | Mandant |
| Jahrgang | Auswahl | Liste | Jahrgang abhängig vom Anbieter |
| Schulamtskreis | Auswahl | Liste | Schulamtskreis (veranstaltende Dienststelle) |
| Objekt | Auswahl, Eingabe | Liste | Lehrgangsobjekt |
| Geplant von | Auswahl | Liste | Geschäftspartner |
Suche mit Wildcards
Die Suche kann mit Hilfe von Platzhaltern (Wildcards) eingeschränkt werden, wobei '%' für kein, ein oder mehrere Zeichen steht, hingegen wird '_' (Unterstrich) für genau ein Zeichen verwendet. Gibt man den Anfang gesuchter Begriffe oder Nummern ein, ist der Einsatz von Platzhaltern nicht notwendig, das System sucht automatisch nach allen entsprechenden Feldern, die mit diesen Zeichen beginnen.
| Suche nach | Bsp-Eingabe | Ergebnis |
| Veranst.-Nr. | __123 | alle Veranstaltungen für den Arbeitsbereich 123 (z.B. 511232401, 621232402) |
| Thema | Arbeitsberatung | alle Veranstaltungen, deren Themen mit „Arbeitsberatung“ beginnen |
| Veranst.-Nr. | %123% | alle Veranstaltungen in deren Veranstaltungsnummer die Ziffernreihenfolge '123' vorkommt |
Trefferliste
| Feld | Typ | Format | Beschreibung |
| Anbieter | Anzeige | Mandant | |
| Veranst.-Nr. | Anzeige | Veranstaltungsnummer | |
| Status | Anzeige | Status der Veranstaltung | |
| Ort | Anzeige | Veranstaltungsort | |
| Thema | Anzeige | Thema der Veranstaltung |
Schaltflächen
Alle Schaltfläche, werden zusätzlich daraufhin überprüft, ob der Benutzer sich innerhalb einer Benutzergruppe befindet, welcher die Rechte auf die jeweilige Schaltfläche gegeben sind.
| Beschriftung | Beschreibung | Hinweis |
| Aushänge | generiert ein PDF-Dokument für den Druck eines Aushangs mit Informationen zur Veranstaltung | nur aktiviert, wenn der Veranstaltungsstatus 'findet statt ' oder 'abgeschlossen ist |
| Honorarvertrag | generiert ein PDF-Dokument für Honorarverträge mit den der selektierten Veranstaltung zugeordneten Dozenten und speichert dieses als Anlage zur Veranstaltung | nur aktiviert, wenn der Veranstaltungsstatus 'findet statt ' oder 'abgeschlossen ist |
| Dozenten-Best. | generiert ein PDF-Dokument für Bestätigungsschreiben für die der selektierten Veranstaltung zugeordneten Dozenten und speichert dieses als Anlage zur Veranstaltung | nur aktiviert, wenn der Veranstaltungsstatus 'findet statt ' oder 'abgeschlossen ist |
| Ausw.-Bogen | generiert ein PDF-Dokument für den Druck des Auswertungsbogens für die selektierte Veranstaltung | nur aktiviert, wenn der Veranstaltungsstatus 'findet statt ' oder 'abgeschlossen' ist |
| Anwesenheit | generiert ein PDF-Dokument für den Druck der Anwesenheitsliste | nur aktiviert, wenn der Veranstaltungsstatus 'findet statt ' oder 'abgeschlosse'n ist |
| Zertifikat | Zertifikate erstellen als gesamtes Dokument: generiert ein PDF-Dokument für den Druck der Zertifikate für alle an der Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer und speichert dieses als Anlage zur Veranstaltung. Zertifikate erstellen als einzelnes Dokument: generiert pro Teilnehmer ein PDF-Dokument, welche als Anlagen zur Veranstaltung gespeichert werden. Zusätzlich erhalten die Teilnehmer das Zertifikat unter "Meine Post". | nur aktiviert, wenn der Veranstaltungsstatus 'findet statt ' oder 'abgeschlossen ist |
Quick-View
Im Detailbereich einer Veranstaltung erhält man über diese Schaltfläche eine Übersicht (als PDF) aller wichtigen Informationen zu dieser Veranstaltung.