Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt das Erfassen, Anzeigen, Ändern, Vormerken, Kopieren und Löschen von Veranstaltungen.

Langbeschreibung

Eine Veranstaltung ist immer gekennzeichnet durch einen Termin und einen Ort, an dem sie stattfindet. Dabei wird entweder ein vorläufiger oder der konkrete Termin der Veranstaltung erfasst.

Die Felder "vorläufiger Termin" und "vorläufiger Ort" sind unter Verwendung der erweiterten Verwaltung Auswahlfelder.

Die maximale Anzahl der Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen können, wird im Feld "max. Teilnehmer" angegeben. Bei erstmaliger Überschreitung der max. Teilnehmerzahl erhält der Dozent/Leiter der Veranstaltung einmalig eine Information per E-Mail. Jetzt kann er entscheiden, ob er weitere Anmeldungen zulassen möchte. Wenn nicht, muss das Kennzeichen "Anmeldungen zulassen" entfernt werden. Die Anzahl der aktuellen Teilnehmer ergibt sich automatisch aus den im System eingegangenen Anmeldungen zu der Veranstaltung.


Verschärftes Anmeldeverfahren aktivieren: Ist das Häkchen bei "nicht überbuchbar" gesetzt, sind keine Anmeldungen an dieser Veranstaltung mehr möglich, sobald die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist.

Ist das Häkchen in "Anmeldungen zulassen" gesetzt, besteht bis zum Beginn der Veranstaltung die Möglichkeit zur Online-Anmeldung.  Eine Verlängerung erlaubt das Feld "Anmeldung nach Termin (Tage)", damit können sich Teilnehmer noch nach Beginn der Veranstaltung anmelden. Voraussetzung dafür ist, dass die Benutzer am System angemeldet sind. Der Anmeldeschluss hat keine Auswirkung auf das Anzeigen des Anmelden-Links im Veranstaltungskatalog.

Die Felder "Dozenten" und "Leitung" werden bei Übernahme von Zeilen in den jeweiligen Detailbereichen befüllt. Der Inhalt kann nachträglich geändert bzw. ergänzt werden. Das automatische Befüllen findet nur statt, wenn das betroffene Feld leer ist. Ein Anwendungsfall für das manuelle Ausfüllen wäre die Planung eines "N.N." als Dozent, weil zum Zeitpunkt der Planung die konkrete Person noch nicht feststeht. Die Inhalte der Felder "Dozenten" und "Leitung" erscheinen im Veranstaltungskatalog, sofern sie nicht im Bereich "Dozenten und Leitung" (Katalog) überschrieben werden.

Die Verwendung der erweiterten Verwaltung hat bei der Veranstaltungserfassung Auswirkungen auf die Bereich Lehrgangsobjekt, Dozenten, Leitung, Räume und Material. Die Besonderheit ist, dass die Daten einer Ressourcenprüfung unterliegen. Daten, die als Freitext erfasst werden, unterliegen dieser Prüfung nicht.

Nach dem Erfassen hat die Veranstaltung den Status "angelegt". Sind die Plankosten erfasst (Gesamtkosten größer als null oder Kennzeichen Veranstaltung kostenneutral ist gesetzt bei Gesamtkosten gleich null), so ist es möglich, die Planung abzuschließen. Die Veranstaltung erhält den Status "geplant". Der Verantwortliche der zugeordneten Kostenstelle kann die Veranstaltung auf "genehmigt" setzen (TIS Classic). In Verbindung mit der Übernahme in die Verwaltung erhält die Veranstaltung den Status "freigegeben". Nun kann sie beauftragt und nach Abschluss der Vorbereitung auf "findet statt" gesetzt werden.

Lehrgangsobjekt

Ein Lehrgangsobjekt ist z.B. die Einrichtung, in der die Veranstaltung stattfindet. Dafür muss das Lehrgangsobjekt als Veranstaltungsort gekennzeichnet sein. Weitere Einträge werden als Übernachtungsobjekt bzw. zusätzlicher Veranstaltungsort angesehen. Unter Verwendung der vereinfachten Verwaltung können Lehrgangsobjekte als Freitext erfasst werden. Um Räume zum entsprechenden Lehrgangsobjekt erfassen zu können, müssen die Daten zuerst übernommen werden.

Dozenten und Leitung

Es können mehrere Dozenten und Leiter aus einer Liste ausgewählt oder erfasst werden. Ist für den entsprechenden Dozenten/ Leiter ein Honorarsatz in den Stammdaten hinterlegt, so ist das Feld mit diesem vorbelegt, kann aber geändert werden. Mit [Übernehmen] werden Dozenten in das Feld „Dozenten“ und Leiter in das Feld „Leitung“ im Veranstaltungsformular eingetragen (siehe oben). Dozenten werden auch auf das Kostenblatt übernommen (Dozentenkosten), so lange die Veranstaltung noch nicht genehmigt ist.

Räume

Zur Auswahl stehen nur die Raumklassen des zugeordneten Lehrgangsobjekt. Unter einer Raumklasse ist z.B. ein Raum(-typ) für 20 Personen zu verstehen. In der "erw. Verwaltung" bzw. bei Auswahl einer Raumklasse aus der Liste, wird durch das System eine Ressourcenprüfung durchgeführt. Der Planende erhält eine (zeitversetzte) Information, falls der gewünschte Raum zum angegebenen Termin nicht verfügbar ist.

Räume (Button)

Diese Funktion ermöglicht ihnen das Anzeigen einer Übersicht der Raumbelegung. Geben Sie in den Feldern "Zeitraum von" und "Zeitraum bis" jeweils ein Datum ein und wählen Sie das Lehrgansobjekt über den Suchdialog aus. Nach erfolgter Auswahl des Lehrgangsobjektes, können Sie einen Raum wählen. Die zur Verfügung stehende Auswahl ist auf das Lehrgangsobjekt eingeschränkt. Über das Häkchen "PDF" können Sie entscheiden, ob ein PDF generiert werden soll. Andernfalls erfolgt die Auflistung in einem neuen Browserfenster.

Material

Das aus der Liste ausgewählte Material unterliegt ebenfalls der Ressourcenkontrolle. Es wird geprüft, ob das Material zum Zeitpunkt der Veranstaltung zur Verfügung steht. Selbstverständlich können mehrere Materialien ausgewählt werden.

Kostenblatt

Das Kostenblatt setzt sich zusammen aus dem Haushaltsjahr, Teilnehmerkosten, Dozentenkosten, Sachkosten und Drittmitteln. Diese Daten ergeben die Gesamtkosten der Veranstaltung. Veranstaltungen können nur genehmigt werden, wenn Kosten erfasst wurden oder das Kennzeichen "kostenneutral" gesetzt ist. Eine Veranstaltung mit Nullkosten kann nur genehmigt werden, wenn die erfassten Kosten rechnerisch Null ergeben.

Anlagen

Anlagen können zu Veranstaltungen in beliebigen Formaten (Dokumenten, Bilder, Anfahrtsskizzen usw.) in beliebiger Anzahl hinterlegt werden. Eine erfasste Anlage ist jedoch nicht sofort nach der Erfassung wieder herunterladbar, da im Hintergrund zunächst einige Prozesse ablaufen müssen (z.B. Virenprüfung). Erst nachdem alle Prozesse fehlerfrei abgelaufen sind, steht die Anlage zum Herunterladen zur Verfügung.

Untergruppen

Untergruppen zu Veranstaltungen, z.B. Workshops können derzeit nur im TIS-Classic erfasst werden. Vorhandene Untergruppen können Sie sich über die Quick-View oder die Druckvorschau anzeigen lassen.

Hinweise

Bitte beachten, dass die Ressourcenprüfung nicht sofort, sondern zeitversetzt erfolgt. Das erfolgreiche Speichern einer Ressourcenanforderung bedeutet nicht, dass die Reservierung erfolgreich war. Falls die Anforderung nicht bestätigt wird, erhält die/der Planende eine Information.

Änderungen am Kostenblatt sind nur während der Planungsphase möglich. Mit Genehmigung der Veranstaltung sind hier keine Änderungen mehr möglich.