Buchungen bearbeiten
Kurzbeschreibung
Diese Funktion unterstützt das Suchen, Erfassen, Anzeigen, Ändern und Stornieren von Buchungen.Langbeschreibung
Beim Buchen werden die tatsächlich anfallenden Veranstaltungskosten erfasst und den Kategorien Kostenstelle, Haushaltstitel, Kostenträger und Sachkonto zugeordnet. Jede Haushaltsbuchung kann dabei mehrere Buchungsdetails enthalten.Beim Erfassen einer Buchung werden die Empfängerdaten über einen generischen Suchdialog ermittelt. Werden dabei Änderungen an den Empfängerdaten erkannt, kann direkt in deren Bearbeitung verzweigt werden. Betreffen Buchungen eine budgetierte Einrichtung, so kann diese ebenfalls über einen Dialog ausgewählt werden.
Bearbeitete Buchungen können sofort angewiesen werden. Dabei ist immer ein Auftraggeberkonto zuzuordnen und in einigen Fällen (z.B. bei Änderungsanordnungen) ein Vordokument auszuwählen. Noch nicht angewiesene Buchungen können auf andere Haushaltstitel umgebucht werden.
Mehrere Auszahlungsanordnungen können als Sammelanweisung oder bei unterschiedlichen Auszahlungstiteln, die an einen Empfänger gehen, zusammen angewiesen werden. Für angewiesene Buchungen werden HÜL-Nummern vergeben. Außerdem ist die Rücknahme einer Buchung möglich.
Buchungen können nicht gelöscht, aber storniert werden. Stornierte Buchungen werden in der Trefferliste durchgestrichen wiedergegeben und können nicht mehr geöffnet werden. In Buchungsübersichten werden sie nicht mit angezeigt.
Suchbereich
Der Suchbereich gliedert sich in drei Seiten:Seite Buchung
Seite Bank
Seite Erfasser
Trefferliste
In der Trefferliste werden alle Buchungen, die die aktuellen Suchbedingungen erfüllen, gezeigt. Zum Bearbeiten eines Eintrags muss dieser selektiert und die gewünschte Bearbeitungsfunktion angestoßen werden.| Feld | Typ | Beschreibung |
| Empfänger | Anzeige | Empfänger der Buchung (Geschäftspartner) |
| Anschrift | Anzeige | Anschrift des Empfängers |
| Erf.-Datum | Anzeige | Erfassungsdatum der Buchung |
| Betrag | Anzeige | Buchungsbetrag |
| Anw.-Datum | Anzeige | Anweisungsdatum der Buchung |
| Haushaltstitel | Anzeige | Haushaltstitel, auf den gebucht wurde |
| letzte Änderung am | Anzeige | Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat |
Schaltflächen
| Beschriftung | Beschreibung | Hinweis |
| Leeren | leert alle Felder im Suchbereich oder setzt sie auf den Standardwert zurück | immer aktiviert |
| Suchen |
aktualisiert die Trefferliste auf der Basis der aktuellen
Suchkriterien; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage
vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen | immer aktiviert bzw. nur aktiviert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind |
| Neu | öffnet die Maske zum Erfassen eines neuen Eintrags | immer aktiviert |
| Anzeigen | öffnet die Maske zum Anzeigen der Detailinformationen des in der Trefferliste selektierten Eintrags | nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist |
| Ändern | öffnet die Maske zum Bearbeiten des in der Trefferliste selektierten Eintrags | nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist |
| Stornieren | zeigt eine Sicherheitsrückfrage und storniert den selektierten Eintrag, wenn das Stornieren bestätigt wurde | nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist, der noch nicht angewiesen oder in der HÜL gestrichen wurde |
Hinweise
Eine Buchung kann nicht storniert werden, wenn sie bereits angewiesen wurde. Stornierte Buchungen werden nicht physisch aus der Datenbank entfernt. Sie erhalten den Status "storniert". Beim Stornieren werden alle Budgets so aktualisiert, als ob alle beteiligten Buchungsdetails gelöscht worden wären. Stornierte Buchungen werden in Buchungsübersichten nicht mit angezeigt.Buchungen auf Pseudokostenstellen werden in der Trefferliste mit angezeigt.