Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt das Suchen, Erfassen, Anzeigen, Ändern und Entfernen von veranstaltungsbezogenen Hotelvereinbarungen.

Langbeschreibung

Hotelvereinbarungen werden mit Lehrgangsobjekten abgeschlossen, wenn durch Veranstaltungen Veranstaltungsräume, Übernachtungen oder Verpflegungsleistungen in Anspruch genommen werden. Eine erfasste Vereinbarung kann gedruckt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, ein zugehöriges Anschreiben für den Post- oder Faxversand zu erstellen. Zu jeder Vereinbarung wird ein Status verwaltet, über den z.B. feststellbar ist, ob eine Vereinbarung bereits unterzeichnet vom Hotel zurück gekommen ist.
Mit Hilfe der Übernachtungs-/Verpflegungskontrolle wird überwacht, ob rechtzeitig zu den betreffenden Veranstaltungen Vereinbarungen abgeschlossen wurden oder, ob für nicht stattfindende Veranstaltungen Vereinbarungen existieren. In beiden Fällen werden automatisch Einträge generiert, deren Priorität (Dringlichkeit) sich mit dem Näherrücken des Veranstaltungstermins erhöht.

Suchbereich

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Veranst.-Nr.	Eingabe	t...	Suchbegriff für die Veranstaltungsnummer
Status	Auswahl	Liste	Status der Hotelvereinbarung
Lehrgangsobjekt	Auswahl	[...]	Auswahl des Veranstaltungsobjektes über generische Suche
Straße	Anzeige		zeigt Straße und Hausnummer zur Anschrift des Hotels
Ort	Anzeige		zeigt Postleitzahl und Ort zur Anschrift des Hotels
Arbeitsbereich	Auswahl	Liste	Auswahl des Arbeitsbereiches
Zeitraum von	Eingabe	tt.mm.jjjj	Beginndatum für den Zeitraum, in dem die Vereinbarung getroffen wurde
bis	Eingabe	tt.mm.jjjj	Endedatum für den Zeitraum, in dem die Vereinbarung getroffen wurde

Trefferliste

In der Trefferliste werden alle Hotelvereinbarungen für Veranstaltungen, die die aktuellen Suchbedingungen erfüllen, gezeigt. Zum Bearbeiten eines Eintrags muss dieser selektiert und die gewünschte Bearbeitungsfunktion angestoßen werden.

Feld	Typ	Beschreibung
lfd. Nr.	Anzeige	laufende Nummer der Vereinbarung
Lehrgangsobjekt	Anzeige	Name des Veranstaltungsobjektes
Veranst.-Nr.	Anzeige	Veranstaltungsnummer
Beginn	Anzeige	Beginndatum der Vereinbarung
Ende	Anzeige	Endedatum der Vereinbarung
Anz. Teiln.	Anzeige	geplante Teilnehmeranzahl
Anz. EZ	Anzeige	vereinbarte Anzahl von Einzelzimmern
Anz. DZ	Anzeige	vereinbarte Anzahl von Doppelzimmern
letzte Änderung am	Anzeige	Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat

Schaltflächen

Beschriftung	Beschreibung	Hinweis
Leeren	leert alle Felder im Suchbereich oder setzt sie auf den Standardwert zurück	immer aktiviert
Suchen	aktualisiert die Trefferliste auf der Basis der aktuellen Suchkriterien; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen	immer aktiviert bzw. nur aktiviert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Neu	öffnet die Maske zum Erfassen eines neuen Eintrags	immer aktiviert
Anzeigen	öffnet die Maske zum Anzeigen der Detailinformationen des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Ändern	öffnet die Maske zum Bearbeiten des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Entfernen	zeigt eine Sicherheitsrückfrage und entfernt den selektierten Eintrag aus der Datenbank, wenn das Entfernen bestätigt wurde	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist; es können nur Einträge entfernt werden, die nicht von anderen Objekten referenziert werden
Vereinbarung	generiert ein Word-Dokument zum Druck der Hotelvereinbarung (als Anhang für Postanschreiben oder Fax)	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Post	generiert ein Postanschreiben als Word-Dokument	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Fax	generiert ein Faxdeckblatt als Word-Dokument	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist

Druck

Über die Standarddruckfunktion kann der Inhalt der Trefferliste als Liste der Hotelvereinbarungen im Druckvorschau-Fenster gezeigt und bei Bedarf gedruckt werden.
Über die Schaltflächen Vereinbarung, Post und Fax wird MS Word gestartet, und auf Basis der übergebenen Daten werden automatisch die zugehörigen Dokumente generiert. Der Druck kann nun aus dem Textverarbeitungsprogramm heraus vorgenommen werden.
Hinweise
Für jedes einer Veranstaltung zugeordnete Lehrgangsobjekt kann nur eine Hotelvereinbarung abgeschlossen werden.
Beim erfassen einer Hotelvereinbarung liefert der Suchassistent im Suchergebnis nur die Veranstaltungen, bei denen das Kennzeichen "Übernachtungs-/Verpflegungs-Kontrolle" eingeschaltet ist.

Referenzen

Hotelvereinbarung bearbeiten