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Veranstaltungen vorbereiten

Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt das Suchen von Veranstaltungen und alle Aktivitäten, die bei deren Vorbereitung anfallen.

Langbeschreibung

Eine zentrale Rolle spielt in der Veranstaltungsvorbereitung die Anmeldungsübersicht. Hier können Veränderungen am Status der Veranstaltung und dessen Teilnehmern vorgenommen werden.
Für eine Veranstaltung können eine Anmeldungsliste mit allen angemeldeten Teilnehmern und deren Angaben zur Übernachtung wie auch eine Teilnehmerliste gedruckt werden. Zu allen in der Trefferliste gezeigten Veranstaltungen ist der Druck einer Lehrgangsliste möglich.
Zu einer Veranstaltung können Einladungen an Teilnehmer und Dozenten verschickt werden. Bei der Auswahl des beim Drucken der Einladung zu verwendenden Einladungstyps werden die vom Referenten in der Funktion "Veranstaltungsvorbereitung beauftragen" festgelegten Einladungstypen als Vorbelegung gezeigt. Eine Veranstaltung kann abgesagt werden und der Seriendruck von Absagen an die angemeldeten Teilnehmer angestoßen werden. Dabei kann es sich um die Absage für einzelne Teilnehmer oder den Ausfall der kompletten Veranstaltung aus extern verursachten Gründen handeln. Weiterhin können Etiketten für den Postversand an die angemeldeten Teilnehmer erstellt werden.
Für eine Veranstaltung kann der Postausgang gesetzt oder zurückgesetzt werden. Postausgang bedeutet, dass Einladungen oder Absagen an die Teilnehmer verschickt wurden. Sind seit dem letzten Postausgang Anmeldungen hinzugekommen, dann werden nur für diese Teilnehmer Einladungen bzw. Absagen generiert.
Personen, die bereits an einer Veranstaltung teilgenommen haben, können in einen anderen Lehrgang übernommen werden. Dabei ist es möglich, die Übernahme auf bestimmte Personen zu beschränken (Mehrfachauswahl) und die Angaben zur Übernachtung zu modifizieren.
Die Belegung von Untergruppen zu einer Veranstaltung mit Teilnehmern kann in einer Anmeldungsübersicht für Untergruppen ausgedruckt werden.

Suchbereich

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Veranst.-Nr.	Eingabe	t...	Suchbegriff für die Veranstaltungsnummer
Veranst.-Status	Auswahl	Liste	Status der Veranstaltung
Abr.-Status	Auswahl	Liste	Abrechnungsstatus der Veranstaltung
Thema	Eingabe	t...	Suchbegriff für das Thema der Veranstaltung
Beginn von	Eingabe	tt.mm.jjjj	Beginndatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
bis	Eingabe	tt.mm.jjjj	Endedatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
Postausgang	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob der Postausgang erfolgt ist (Vorgabe: alle)
budgetierte Veranstaltungen	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob Veranstaltungen budgetierter Einrichtungen mit angezeigt werden sollen (Vorgabe: nein)
Jahrgang	Auswahl	Liste	Jahrgang, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
Schulamtskreis	Auswahl	Liste	Schulamtskreis (veranstaltende Dienststelle)

Trefferliste

In der Trefferliste werden alle Veranstaltungen, die die aktuellen Suchbedingungen erfüllen, gezeigt. Zum Bearbeiten eines Eintrags muss dieser selektiert und die gewünschte Bearbeitungsfunktion angestoßen werden.

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Thema	Anzeige		Thema der Veranstaltung
Veranst.-Nr.	Anzeige		Veranstaltungsnummer
Beginn	Anzeige		Beginndatum der Veranstaltung
Ende	Anzeige		Endedatum der Veranstaltung
Fach	Anzeige		zugeordnete Fachrichtung
Teiln. gepl.	Anzeige		Anzahl Teilnehmer geplant
Teiln. angem.	Anzeige		Anzahl Teilnehmer angemeldet
Einl.	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob die Beauftragung der Einladungen bereits ausgelöst wurde
RuM	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob die Beauftragung der Raum- und Materialbestellung bereits ausgelöst wurde
Veranst.-Status	Anzeige		Status der Veranstaltung
Abr.-Status	Anzeige		Abrechnungsstatus der Veranstaltung
Postausgang	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob Postausgang erfolgt ist
Postausg. am	Anzeige		Datum, wann der erste Postausgang gesetzt wurde
letzte Änderung am	Anzeige		Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat

Schaltflächen

Beschriftung	Beschreibung	Hinweis
Leeren	leert alle Felder im Suchbereich oder setzt sie auf den Standardwert zurück	immer aktiviert
Suchen	aktualisiert die Trefferliste auf der Basis der aktuellen Suchkriterien; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen	immer aktiviert bzw. nur aktiviert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Teilnehmer übern.	öffnet die Maske zur Übernahme von Teilnehmern in eine andere Veranstaltung	aktiviert, wenn die Anzahl der an der selektierten Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer > 0 ist
Lehrgangsliste	öffnet die Druckvorschau für die Lehrgangsliste mit allen in der Trefferliste gezeigten Veranstaltungen	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Anmeldungsübersicht	öffnet die Maske zum Anzeigen der Anmeldungsübersicht und Bearbeiten der Veranstaltungs- und Teilnehmerstatus	immer aktiviert
Anmeldungsliste	öffnet die Druckvorschau für die Anmeldungsliste	aktiviert, wenn die Anzahl der an der selektierten Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer > 0 ist
Anmeldungsübersicht UG	öffnet die Druckvorschau für die Anmeldungsübersicht Untergruppe	aktiviert, wenn die selektierte Veranstaltung Untergruppen enthält und die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer > 0 ist
Teilnehmerliste	öffnet die Maske zur Auswahl von Druckvorgaben für die Teilnehmerliste	aktiviert, wenn die Anzahl der an der selektierten Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer > 0 ist und der Veranstaltungsstatus = findet statt
Ausfall	generiert ein Word-Dokument zum Druck der Ausfallmitteilungen	aktiviert, wenn die selektierte Veranstaltung ausfällt und die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer > 0 ist
Etiketten	generiert ein Word-Dokument zum Druck von Etiketten für jeden Teilnehmer	aktiviert, wenn die Anzahl der an der selektierten Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer > 0 ist
Absage	generiert ein Word-Dokument zum Druck der Absagemitteilungen	aktiviert, wenn die selektierte Veranstaltung stattfindet und Teilnehmer existieren, die den Status nicht teilgenommen besitzen
Einladung	öffnet die Maske zur Auswahl von Druckeinstellungen für die Generierung der Einladungsdokumente (Word)	aktiviert, wenn die selektierte Veranstaltung stattfindet und Anmeldungen vorliegen, für die der Postausgang noch nicht erfolgte
Postausgang setzen	setzt das Kennzeichen für den Postausgang und aktualisiert das Postausgangsdatum	aktiviert, wenn für die selektierte Veranstaltung der Postausgang nicht gesetzt ist, seit dem letzten Setzen Anmeldungen hinzugekommen sind oder die Veranstaltung ausfällt
Postausgang rücksetzen	setzt das Kennzeichen für den Postausgang zurück und entfernt das Datum für den Postausgang	aktiviert, wenn für die selektierte Veranstaltung der Postausgang gesetzt ist
Dozenten anmelden	generiert automatisch eine Anmeldung für alle einer Veranstaltung zugeordneten Dozenten	aktiviert, wenn die Veranstaltung den Status findet statt oder abgeschlossen besitzt
Einrichtungs- und Genehmigungsschreiben	generiert ein Word-Dokument für den Druck der Einrichtungs- und Genehmigungsschreiben für alle an der selektierten Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist

Druck

Im Rahmen der Veranstaltungsvorbereitung werden eine Reihe von Listen und die Schreiben an die Veranstaltungsteilnehmer erstellt (s. Schaltflächen). Etikettendruck, Einladungs-, Absage-, Ausfall- sowie Einrichtungs-/Genehmigungsschreiben werden über Datenaustausch (Steuerdatei) mit MS Word erstellt. Alle anderen Listen werden in Form eines Berichtes vor dem Druck im Vorschau-Fenster gezeigt.
Bei den Einladungen kann vorher über separate Eingaben noch das Vorlagedokument ausgewählt, bei der Teilnehmerliste noch die Form beeinflusst werden.
Bei Einrichtungs-/Genehmigungsschreiben erscheint vor dem Drucken ein Dialogfenster, in dem gezeigt wird, ob die betreffende Veranstaltung für eine budgetierte Einrichtung stattfindet oder nicht. Wenn ja, dann wird deren Anschrift gezeigt. Anderenfalls kann die Anschrift eines der zugeordneten Lehrgangsobjekte ausgewählt werden (Vorgabe: Veranstaltungsort). Weiterhin kann die zu verwendende Druckvorlage ausgewählt werden (Vorgabe: die bei der Beauftragung festgelegte Vorlage).

Hinweise

Ist eine Veranstaltung selektiert und Schaltflächen für Vorbereitungsaktivitäten sind trotzdem deaktiviert, dann liegt das daran, dass entweder der Veranstaltungsstatus nicht auf "findet statt" gesetzt wurde oder die Anzahl der Teilnehmer null ist bzw. bei gesetztem Postausgang keine neuen Teilnehmer hinzugekommen sind.