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Veranstaltungen bearbeiten

Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt das Suchen, Erfassen, Anzeigen, Ändern und Entfernen von Veranstaltungen in den Phasen Planung (siehe auch Maßnahme bearbeiten) und Verwaltung.

Langbeschreibung

Zu jeder Maßnahme können eine oder mehrere Veranstaltungen stattfinden. Das Erfassen von Veranstaltungen und das Bearbeiten bis zum Abschluss der Planung erfolgt im Rahmen des Dialogs "Maßnahme bearbeiten". Hier können Untergruppen erfasst, Lehrgangsobjekte, Dozenten und die Leitung zugeordnet, Räume und Material reserviert sowie die Kostenplanung durchgeführt werden. Auf ihrem Lebenszyklus wird eine Veranstaltung charakterisiert durch eine Reihe von Status. Der Übergang von einem Status in einen anderen ist dabei an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und ermöglicht andererseits, wenn erreicht, bestimmte Aktionen. So kann z.B. nur der Kostenstellen-Verantwortliche eine Veranstaltung genehmigen, und auch nur dann, wenn die Planung für diese Veranstaltung abgeschlossen ist. Der Übergang zu einem Vorgängerstatus ist nicht möglich. Über die Statushistorie lässt sich die Vergabe der Status zurückverfolgen.
Beim Erfassen neuer Veranstaltungen kann mittels Kopieren auf die Daten bereits existierender Veranstaltungen zurückgegriffen werden. Ein Entfernen ist nur möglich, solange eine Veranstaltung noch nicht genehmigt ist. Genehmigte Veranstaltungen können nur noch gestrichen werden, wodurch sie den Status "fällt aus" erhalten. Nach dem Genehmigen können Veranstaltungen in den Bereich Verwaltung übernommen werden. Veranstaltungen können dort weiter bearbeitet werden, jedoch ist eine Änderung der Plankosten nicht mehr möglich.
Zu jeder Veranstaltung wird automatisch ein Produkt angelegt. Im Rahmen der Abrechnung können über Auswahl der Veranstaltung oder des Produktes Buchungen zugeordnet werden. Auf die Veranstaltungen eines gesamten Jahrgangs kann eine ganze Reihe von Auswertungen angewendet werden.

Suchbereich

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Veranst.-Nr.	Eingabe	t...	Suchbegriff für die Veranstaltungsnummer
Veranst.-Status	Auswahl	Liste	Status der Veranstaltung
Abr.-Status	Auswahl	Liste	Abrechnungsstatus der Veranstaltung
Thema	Eingabe	t...	Suchbegriff für das Thema der Veranstaltung
Beginn von	Eingabe	tt.mm.jjjj	Beginndatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
bis	Eingabe	tt.mm.jjjj	Endedatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
Postausgang	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob der Postausgang erfolgt ist (Vorgabe: alle)
budgetierte Veranstaltungen	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob Veranstaltungen budgetierter Einrichtungen mit angezeigt werden sollen (Vorgabe: nein)
Jahrgang	Auswahl	Liste	Jahrgang, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
Schulamtskreis	Auswahl	Liste	Schulamtskreis (veranstaltende Dienststelle)

Trefferliste

In der Trefferliste werden alle Veranstaltungen, die die aktuellen Suchbedingungen erfüllen, gezeigt. Zum Bearbeiten eines Eintrags muss dieser selektiert und die gewünschte Bearbeitungsfunktion angestoßen werden.

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Thema	Anzeige		Thema der Veranstaltung
Veranst.-Nr.	Anzeige		Veranstaltungsnummer
Beginn	Anzeige		Beginndatum der Veranstaltung
Ende	Anzeige		Endedatum der Veranstaltung
Fach	Anzeige		zugeordnete Fachrichtung
Teiln. gepl.	Anzeige		Anzahl Teilnehmer geplant
Teiln. angem.	Anzeige		Anzahl Teilnehmer angemeldet
Einl.	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob die Beauftragung der Einladungen bereits ausgelöst wurde
RuM	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob die Beauftragung der Raum- und Materialbestellung bereits ausgelöst wurde
Veranst.-Status	Anzeige		Status der Veranstaltung
Abr.-Status	Anzeige		Abrechnungsstatus der Veranstaltung
Postausgang	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob Postausgang erfolgt ist
Postausg. am	Anzeige		Datum, wann Postausgang gesetzt wurde
letzte Änderung am	Anzeige		Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat

Schaltflächen

Beschriftung	Beschreibung	Hinweis
Leeren	leert alle Felder im Suchbereich oder setzt sie auf den Standardwert zurück	immer aktiviert
Suchen	aktualisiert die Trefferliste auf der Basis der aktuellen Suchkriterien; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen	immer aktiviert bzw. nur aktiviert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Neu	öffnet die Maske zum Erfassen eines neuen Eintrags	immer deaktiviert (s. Hinweise)
Anzeigen	öffnet die Maske zum Anzeigen der Detailinformationen des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Ändern	öffnet die Maske zum Bearbeiten des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist und der Status nicht die Werte "fällt aus" oder "abgeschlossen" besitzt
Entfernen		immer deaktiviert (s. Hinweise)
Statushistorie	öffnet ein nicht-modales Fenster mit einer Übersicht zur Statushistorie der selektierten Veranstaltung	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist

Hinweise

Das Erfassen neuer Veranstaltungen ist nur innerhalb der zugehörigen Maßnahme möglich (Planungsphase). Ein Entfernen kann nur solange erfolgen, wie die Veranstaltung noch nicht genehmigt ist und in keiner Buchung auf sie verwiesen wird.