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Veranstaltungen beauftragen

Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt das Suchen von Veranstaltungen, die Beauftragung deren Vorbereitung, die Bestellung von Seminarräumen und Unterkünften sowie das Anfordern des benötigten Materials.

Langbeschreibung

Die für die Beauftragung der Vorbereitung, die Bestellung von Seminarräumen und Unterkünften sowie das Anfordern des benötigten Materials erforderlichen Informationen werden für eine ausgewählte Veranstaltung erfasst und können anschließend auf der Basis eines zugehörigen Formblattes gedruckt werden. Beim Speichern wird automatisch für die Gruppe, die gemäß den Systemeinstellungen zum aktuellen Mandanten für die Veranstaltungsvorbereitung zuständig ist, ein Zu-Tun-Eintrag generiert.
Das generierte ToDo besitzt eine mittlere Priorität, enthält eine Beschreibung der Aufgabe, den Ersteller (aktueller Benutzer), das Erstellungsdatum (aktuelles Datum), das Fälligkeitsdatum (konfigurierbar über Systemeinstellungen zum Mandanten) sowie den betroffenen Arbeitsbereich und ist innerhalb der nächsten 7 Tage zu erledigen.
Unter bestimmten Bedingungen wird der Veranstaltungsstatus automatisch von "freigegeben" auf "findet statt" gesetzt:

der Veranstaltungsort ist festgelegt
Veranstaltungsbeginn und -ende sind festgelegt
bei nicht gesetztem Kennzeichen "fester Teilnehmerkreis" ist mindestens ein Teilnehmer angemeldet
das Kennzeichen "Einl." ist gesetzt (Veranstaltungsvorbereitung ist beauftragt)
das Kennzeichen "RuM" ist gesetzt (Raum, Unterkunft und Material sind bestellt)

Sind zum Zeitpunkt der Beauftragung Bedingungen noch nicht erfüllt, so kann unter Veranstaltungen vorbereiten im Dialog Anmeldungsübersicht das Setzen auf "findet statt" von Hand vorgenommen werden.

Suchbereich

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Veranst.-Nr.	Eingabe	t...	Suchbegriff für die Veranstaltungsnummer
Veranst.-Status	Auswahl	Liste	Status der Veranstaltung
Abr.-Status	Auswahl	Liste	Abrechnungsstatus der Veranstaltung
Thema	Eingabe	t...	Suchbegriff für das Thema der Veranstaltung
Beginn von	Eingabe	tt.mm.jjjj	Beginndatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
bis	Eingabe	tt.mm.jjjj	Endedatum für den Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
Postausgang	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob der Postausgang erfolgt ist (Vorgabe: alle)
budgetierte Veranstaltungen	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob Veranstaltungen budgetierter Einrichtungen mit angezeigt werden sollen (Vorgabe: nein)
Jahrgang	Auswahl	Liste	Jahrgang, in dem die Veranstaltung stattfinden soll
Schulamtskreis	Auswahl	Liste	Schulamtskreis (veranstaltende Dienststelle)

Trefferliste

In der Trefferliste werden alle Veranstaltungen, die die aktuellen Suchbedingungen erfüllen, gezeigt. Zum Bearbeiten eines Eintrags muss dieser selektiert und die gewünschte Bearbeitungsfunktion angestoßen werden.

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Thema	Anzeige		Thema der Veranstaltung
Veranst.-Nr.	Anzeige		Veranstaltungsnummer
Beginn	Anzeige		Beginndatum der Veranstaltung
Ende	Anzeige		Endedatum der Veranstaltung
Fach	Anzeige		zugeordnete Fachrichtung
Teiln. gepl.	Anzeige		Anzahl Teilnehmer geplant
Teiln. angem.	Anzeige		Anzahl Teilnehmer angemeldet
Einl.	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob die Beauftragung der Einladungen bereits ausgelöst wurde
RuM	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob die Beauftragung der Raum- und Materialbestellung bereits ausgelöst wurde
Veranst.-Status	Anzeige		Status der Veranstaltung
Abr.-Status	Anzeige		Abrechnungsstatus der Veranstaltung
Postausgang	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob Postausgang erfolgt ist
Postausg. am	Anzeige		Datum, wann Postausgang gesetzt wurde
letzte Änderung am	Anzeige		Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat

Schaltflächen

Beschriftung	Beschreibung	Hinweis
Leeren	leert alle Felder im Suchbereich oder setzt sie auf den Standardwert zurück	immer aktiviert
Suchen	aktualisiert die Trefferliste auf der Basis der aktuellen Suchkriterien; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen	immer aktiviert bzw. nur aktiviert, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Einladung	öffnet die Maske zum Beauftragen der Veranstaltungsvorbereitung mit den einladungsspezifischen Daten	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Raum/Unterk./ Material	öffnet die Maske für die Bestellung von Seminarraum, Unterkunft und Material	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist