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Raum, Unterkunft und Material bestellen

Kurzbeschreibung

Diese Funktion unterstützt die Bestellung von Räumen, Unterkunft und Material für eine ausgewählte Veranstaltung.

Langbeschreibung

Die für die Bestellung von Räumen, Unterkunft und Material für die ausgewählte Veranstaltung erforderlichen Informationen werden erfasst und können anschließend auf der Basis eines Formblattes gedruckt und/oder in eine Datei ausgegeben werden. Beim Speichern wird automatisch für die Gruppen, die gemäß den Systemeinstellungen zum aktuellen Mandanten für die Materialanforderung bzw. Seminarraumbestellung zuständig sind, ein Zu-Tun-Eintrag generiert.
Das generierte ToDo besitzt eine mittlere Priorität enthält eine Beschreibung der Aufgabe, den Ersteller (aktueller Benutzer), das Erstellungsdatum (aktuelles Datum), das Fälligkeitsdatum (konfigurierbar über Systemeinstellungen zum Mandanten) sowie den betroffenen Arbeitsbereich und ist innerhalb der nächsten 7 Tage zu erledigen.
Werden Raum- bzw. Materialbestellung auf erledigt gesetzt, so wird ein betreffendes ToDo für die Gruppe "Referenten" generiert.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich gliedert sich in drei Seiten.
Seite Veranstaltung
Seite Materialreservierung
Seite Raumreservierung
Seite Veranstaltung:

Feld	Typ	Format	Beschreibung
Veranst.-Nr.	Anzeige		Veranstaltungsnummer
Thema	Anzeige		Thema der Veranstaltung
Referent	Anzeige		Leiter des Arbeitsbereiches
Beginn	Anzeige		Beginndatum und -uhrzeit der Veranstaltung
Ende	Anzeige		Endedatum und -uhrzeit der Veranstaltung
Teilnehmer akt.	Anzeige		Anzahl der angemeldeten Teilnehmer
Teilnehmer min.	Anzeige		minimale Anzahl Teilnehmer
Teilnehmer max.	Anzeige		maximale Anzahl Teilnehmer
Dozenten	Anzeige		Anzahl der zugeordneten Dozenten
Begründung außerhalb	Eingabe	t (100)	Begründung für Übernachtung außerhalb
Einzelzimmer	Eingabe	nnnn	Anzahl der benötigten Einzelzimmer (Vorgabe: entsprechend den Anmeldungen zur Veranstaltung)
Doppelzimmer	Eingabe	nnnn	Anzahl der benötigten Doppelzimmer (Vorgabe: entsprechend den Anmeldungen zur Veranstaltung)
Verpflegungsort	Eingabe	t (100)	Angaben zum Verpflegungsort
letzter Tag Mittagessen	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob ... gewünscht
Besonderheiten zu Lehrgangsobj. / Verpflegung	Eingabe	t (255)	Beschreibung von Besonderheiten zu Lehrgangsobjekt und Verpflegung
Bestelldatum	Eingabe	tt.mm.jjjj	Datum der Bestellung (Vorgabe: aktuelles Datum)
ToDo generieren	Auswahl	Checkbox	Auswahl, ob ein ToDo generiert werden soll oder nicht (Vorgabe: nein); s.a. Hinweise
letzte Änderung am	Anzeige		Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat
Veranstaltungsobjekte:			(Liste)
Objekt	Anzeige		Name des Veranstaltungsobjekts
Straße	Anzeige		Straße und Hausnummer der Anschrift
Ort	Anzeige		Postleitzahl und Ort der Anschrift
Veranst.-Ort	Anzeige	Checkbox	zeigt an, ob Veranstaltungsobjekt der Veranstaltungsort ist
letzte Änderung am	Anzeige		Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat

Schaltflächen

Beschriftung	Beschreibung	Hinweis
Aktualisieren	aktualisiert die Liste; wurden Änderungen vorgenommen, werden diese auf Rückfrage vorher in der Datenbank gespeichert oder verworfen	immer aktiviert
In Anmeldung übernehmen	übernimmt das Objekt als Übernachtungsobjekt in die Anmeldung	aktiviert, wenn Anmeldungen mit Übernachtung = Ja existieren, aber noch kein Übernachtungsobjekt zugeordnet ist
Neu	öffnet die Maske zum Erfassen eines neuen Eintrags	immer aktiviert
Ändern	öffnet die Maske zum Bearbeiten des in der Trefferliste selektierten Eintrags	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Entfernen	zeigt eine Sicherheitsrückfrage und entfernt den selektierten Eintrag aus der Datenbank, wenn das Entfernen bestätigt wurde	nur aktiviert, wenn ein Eintrag in der Trefferliste selektiert ist
Übernehmen	speichert Daten in der Datenbank, ohne das Bearbeitungsfenster zu schließen	nur aktiviert, wenn Eingaben / Änderungen vorgenommen wurden und alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Drucken	öffnet die Druckvorschau zum Bericht Bestellung Raum, Unterkunft und Material	immer aktiviert
Ausgabe in Datei	exportiert die Daten des Druckformulars in eine HTML-Datei	immer aktiviert
Speichern	speichert die vorgenommenen Eingaben / Änderungen und schließt das Fenster	nur aktiviert, wenn Eingaben / Änderungen vorgenommen wurden und alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Entfernen	zeigt eine Sicherheitsrückfrage und entfernt den selektierten Eintrag aus der Datenbank, wenn das Entfernen bestätigt wurde	nur aktiviert, wenn eine Bestellung bereits gespeichert ist
Abbrechen	bricht die Bearbeitung ab und schließt das Fenster; wurden Eingaben / Änderungen vorgenommen, so erfolgt eine Rückfrage, ob diese gespeichert werden sollen	immer aktiviert

Druck

Die Bestellung Raum, Unterkunft und Material kann als Bericht auf der Basis eines Formblattes gedruckt werden. Dabei wird dieser in einem ersten Schritt im Druckvorschau-Fenster gezeigt.
Der Druck erfolgt je Veranstaltung einmal mit einer Kopie und wird an das Lehrgangsmanagement verteilt.
Wenn Materialreservierung und Raumreservierungen auf erledigt gesetzt werden, wird ein ToDo für die Person generiert, die die betreffende Veranstaltung auf geplant gesetzt hat.

Hinweise

Das Kennzeichen ToDo generieren ist beim ersten Öffnen der Maske eingeschaltet. Beim Speichern wird ein ToDo generiert und das Kennzeichen ausgeschaltet. Das Kennzeichen bleibt anschließend solange ausgeschaltet bis es der Anwender wieder einschaltet, um z.B. bei wichtigen Änderungen die ToDo-Generierung anzustoßen. Letzteres trifft auch zu, wenn Raum- bzw. Materialbestellung bereits auf erledigt gesetzt sind.