Veranstaltungsvorbereitung beauftragen
Kurzbeschreibung
Diese Funktion unterstützt die Beauftragung der Vorbereitung einer ausgewählten Veranstaltung.Langbeschreibung
Die für die Beauftragung der Vorbereitung der ausgewählten Veranstaltung benötigten Informationen werden erfasst und können anschließend auf der Basis eines Formblattes gedruckt werden. Beim Speichern wird automatisch für die Gruppe, die gemäß den Systemeinstellungen zum aktuellen Mandanten für die Veranstaltungsvorbereitung zuständig ist, ein Zu-Tun-Eintrag generiert.Das generierte ToDo besitzt eine mittlere Priorität enthält eine Beschreibung der Aufgabe, den Ersteller (aktueller Benutzer), das Erstellungsdatum (aktuelles Datum), das Fälligkeitsdatum (konfigurierbar über Systemeinstellungen zum Mandanten) sowie den betroffenen Arbeitsbereich und ist innerhalb der nächsten 7 Tage zu erledigen.
Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich gliedert sich in vier Seiten. In nachfolgender Tabelle werden nur die Felder der ersten Seite (Allgemein) wiedergegeben. Die Seite zwei (Dozenten) zeigt die der Veranstaltung zugeordneten Dozenten und ermöglicht das Erfassen von Besonderheiten. Auf Seite drei (Einladungstext) kann in einem Textfeld (Länge 4096 Zeichen), wenn auf Seite eins das betreffende Kontrollkästchen eingeschaltet wurde, ein zusätzlicher Einladungstext erfasst werden. Seite vier (Anmeldungsübersicht) zeigt neben Veranstaltungsdaten alle an der Veranstaltung angemeldeten Teilnehmer. In der Teilnehmerliste ist es möglich, Anmeldungsstatus und Grund zu bearbeiten.| Feld | Typ | Format | Beschreibung |
| Veranstaltung: | (Gruppe) | ||
| Veranst.-Nr. | Anzeige | Veranstaltungsnummer | |
| Referent | Anzeige | Leiter des Arbeitsbereiches | |
| Beginn | Anzeige | Beginndatum und -uhrzeit der Veranstaltung | |
| Ende | Anzeige | Endedatum und -uhrzeit der Veranstaltung | |
| Veranst.-Ort: | (Gruppe) | ||
| Name | Anzeige | Name des Veranstaltungsobjektes | |
| Straße | Anzeige | Straße und Hausnummer der Anschrift | |
| Ort | Anzeige | Postleitzahl und Ort der Anschrift | |
| Übern.-Objekte: | (Liste) | ||
| Übern.-Objeke | Anzeige | Name des Übernachtungsobjekts | |
| Anschrift | Anzeige | Anschrift des Übernachtungsobjekts | |
| Zu erstellen sind: | |||
| zusätzlicher Einladungstext | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Teilnehmereinladungen/Absagen | Auswahl | Liste | Auswahl der gewünschten Vorlage |
| Dozenteneinladungen/Absagen | Liste | Auswahl der gewünschten Vorlage | |
| Einrichtungs-/ Genehmigungsschreiben | Auswahl | Liste | Auswahl der gewünschten Vorlage |
| Teiln.-Liste | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Programm | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Anfahrtskizze | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| TN-Liste an Hotel | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Teilnahmebestätigung | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Reisekostenabrechnungen | Auswahl | Liste | Auswahl der gewünschten Vorlage |
| Anwesenheitsliste | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| statistische Fragebögen | Auswahl | Liste | Auswahl der gewünschten Vorlage |
| Honorarverträge | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Dozentenbestätigung | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ... gewünscht |
| Besonderheiten zur Veranst. | Eingabe | t (255) | Besonderheiten zur Veranstaltung |
| beauftragt am | Anzeige | Datum und Uhrzeit der Beauftragung und Benutzer, der diese vorgenommen hat (erste Speicherung) | |
| Benutzergruppe | Auswahl | Liste | Auswahl der Benutzergruppe, für die das zugehörige ToDo generiert werden soll |
| ToDo generieren | Auswahl | Checkbox | Auswahl, ob ein ToDo generiert werden soll oder nicht (Vorgabe: nein); s.a. Hinweise |
| letzte Änderung am | Anzeige | Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Eintrags und Benutzer, der diese durchgeführt hat | |
Schaltflächen
| Beschriftung | Beschreibung | Hinweis |
| öffnet die Druckvorschau zum Bericht Auftrag zur Lehrgangsvorbereitung | immer aktiviert | |
| Speichern | speichert die vorgenommenen Eingaben / Änderungen und schließt das Fenster | nur aktiviert, wenn Eingaben / Änderungen vorgenommen wurden und alle Pflichtfelder ausgefüllt sind |
| Entfernen | zeigt eine Sicherheitsrückfrage und entfernt den selektierten Eintrag aus der Datenbank, wenn das Entfernen bestätigt wurde | nur aktiviert, wenn eine Beauftragung bereits gespeichert ist |
| Abbrechen | bricht die Bearbeitung ab und schließt das Fenster; wurden Eingaben / Änderungen vorgenommen, so erfolgt eine Rückfrage, ob diese gespeichert werden sollen | immer aktiviert |
Druck
Der Auftrag zur Lehrgangsvorbereitung kann als Bericht auf der Basis eines Formblattes gedruckt werden. Dabei wird dieser in einem ersten Schritt im Druckvorschau-Fenster gezeigt.Der Druck erfolgt je Veranstaltung einmal mit einer Kopie und wird an das Lehrgangsmanagement verteilt.